In Zeiten der Digitalisierung ist der Begriff des Smart Home ein gängiges Thema. Nun wie sieht es aus mit Smart Office? Ein Thema welches bei immer mehr Unternehmen Einklang findet. Dennoch ist es ein Thema, bei dem Sie Acht geben sollten. Was ist Smart Office genau und wodurch wird ein Büro letztendlich „smart“? Bevor wir uns in das Thema stürzen, schauen wir uns doch erst mal die grobe Entstehung an.
Die Entstehung wird in drei Phasen einteilen. Die erste Phase hatte ihren Ursprung zwischen 1996 und 2002 und behandelt die Einführung der Nutzung von Laptops und Mobiltelefonen mit dem Internet. Dies steigerte erstmals die Produktivität am Arbeitsplatz. In der zweiten Phase kamen Smartphones das erste Mal ins Spiel und durch technische Innovationen wurden wichtige Softwares, Apps und das Konzept der Cloud entwickelt und erarbeitet. Zurzeit befinden wir uns in der dritten und somit letzten Phase. Bei dieser Phase ist das Smart Office ein klarer Trend und wird in immer mehr Unternehmen integriert.
Was ist Smart Office?
Ein Smart Office beschreibt den modernen und digitalisierten Arbeitsplatz. Dabei wird verschiedenste Technologie verwendet um intelligenteres und schnelleres Arbeiten zu ermöglichen. Durch das Verbinden von Büros und Geräten entsteht ein flexibles System und das Unternehmen muss sich auf ein dynamisches Arbeitsumfeld einstellen. Hierbei geht es nicht nur um automatische Lichter oder Türen, die man per App bedienen kann und auch wenn ein Kühlschrank, der sich selbst darum kümmert die Milch für den Kaffee am Morgen zu bestellen, sehr reizend klingt, verbirgt sich jedoch hinter dem begriff Smart Office etwas Anderes. Dabei geht es nämlich um die Vernetzung von Arbeitern auf eine effiziente Art und Weise. Durch „smarte“ Konferenzräume oder auch durch Collaboration-Tools, die über eine Cloud laufen, werden Arbeitswege erspart und der Gang zum Drucker ist nicht mehr nötig.
Auf Grund der guten Vernetzung entstehen mehr Kanäle, auf denen Mitarbeiter miteinander kommunizieren können. Projekte lassen sich in einem digitalen Raum gemeinsam bearbeiten und verschiedenste Materialien können ganz einfach untereinander ausgetauscht werden. Dies bietet die Möglichkeit auf ein flexibles und intelligentes Arbeiten. Sie können bei Bedarf von Zuhause aus Unterlagen und Projekte bearbeiten oder auch im Zug schon mal Pläne und wöchentliche Updates vorbereiten.
Büro 4.0, Smart Work & New Work
Diese Begriffe scheinen das selbe anzudeuten, unterscheiden sich jedoch in ein paar Aspekten. Um Sie vor Verwirrung zu schützen erklären wir Ihnen kurz die Begrifflichkeiten:
- Büro 4.0: Industrie 4.0 sollte für die meisten kein neuer Begriff mehr sein. Bei Büro 4.0 handelt es sich lediglich um die digitale Vernetzung von Maschinen mit alltäglichen Bürotätigkeiten. Im Endeffekt geht es hierbei um nichts anderes als ein Synonym von Smart Office.
- New Work: Mit diesem Begriff wird ein Arbeitskonzept des Sozialphilosophen Frithjof Bergmann beschrieben. Sein Konzept beinhaltet die optimale Aufteilung der Arbeit. Seiner Meinung nach sollte die neue Arbeit in drei Teile aufgeteilt werden. Ein Drittel Erwerbsarbeit, ein Drittel Selbstversorgung mit klugem Konsumverhalten und das letzte Drittel welches aus der Arbeit die man „wirklich, wirklich will“ besteht.
- Smart Work: Das Nine to five Modell des Arbeitens soll durch Smart Working abgelöst werden. Der Begriff beschreibt ein neues flexibles und unabhängiges Arbeiten.
Welche Voreile bringt das Smart Office mit sich?
Normalerweise betrachtet man die ökologischen Aspekte von Smart Home oder von Smart Office. Natürlich spielt dieses Thema eine enorm große Rolle bei der Integration von einem modernen, smarten Arbeitsplatz. Durch automatisierte Lichtanlagen und dem allgemeinen ressourcensparenden Wirtschaften enstehen deutliche Kostenersparnisse. Jedoch geht es uns bei diesem Thema um die Vorteile, die mit dem Arbeiten zusammenhängen.
Die wohl größten Vorteile ergeben sich in den Bereichen der Kommunikation und der Mitarbeit. Häufig ist ein schlechter Informationsfluss die Ursache für Leistungsschwächen und schlechte Organisationen in einem Unternehmen. Durch den Einsatz integrierter moderner Systeme, kann eine problemlose Kommunikation zwischen den Angestellten und Mitarbeitern innerhalb Ihres Unternehmens hergestellt werden. Nebenbei verbessert sich die Bindung zwischen den Mitarbeitern und es entsteht eine positive Arbeitsstruktur innerhalb Ihres Unternehmens. Wenn ein sauberer Informationsfluss zwischen einzelnen Abteilungen vorhanden ist, fördert es die Arbeitsmoral und die Harmonie im Unternehmen.
Ein weiterer beliebter Grund für die Einführung eines Smart Office, ist die Verbesserung der Produktivität in Zusammenhang mit der Organisation. Mit den verschiedenen Funktionen, können Sie beispielsweise Besprechungsräume finden und buchen. Über 30% der Räume, beleiben unbenutzt. Durch das Smart Office könnten intelligentere Lösungen eine solche Situation verhindern. Nicht nur Räume können verwaltet und geplant werden. Die automatisierten Systeme erleichtern es Ihnen die Planung und die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter zu verwalten.
Zeitmanagement ist ein wesentliches Element, welches über die Erfolge und Misserfolge Ihres Unternehmens entscheiden kann. Durch den Einsatz von modernen Geräten, können Sie Ihre Mitarbeiter überwachen und effizienter die Fortschritte messen, um anstehende Geschäftsziele schneller zu erreichen.
Außerdem ist es enorm wichtig, dass Ihre Kunden nicht warten müssen, damit sie sich auf Grund der zeitlichen Verzögerung, nicht an Ihre Konkurrenten wenden. Dies kann wiederum Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben.
Erster Schritt - Cloud Telefonanlage
Da unserer Meinung nach die Kommunikation und die schnelle Übertragung von Informationen eine wichtige Rolle spielen, stellen wir Ihnen nun das Thema der Cloud Telefonie vor.
Eine Cloud Telefonanlage ermöglicht das Telefonieren über einen Drittanbieter-Host. Dabei unterscheiden sich Cloud-Systeme von herkömmlichen Telekommunikationsdiensten in einigen Punkten. Zumal Cloud-Telefonie auf dem Internet basiert, ermöglicht es Kunden einen Fernzugriff auf die Dienste außerhalb des Büros im Unternehmen. Das ermöglicht Ihnen und Ihren Kollegen ein flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten. Damit können Sie zwischen den Abteilungen kostenfrei und in bester Qualität kommunizieren.
Sollten Sie in Ihrem Unternehmen ein hohes Maß an Mitarbeitern haben, die gerne Arbeit aus dem Home Office bevorzugen bietet eine Cloud Telefonanlage die perfekte Möglichkeit Konferenzen und auch Screen und Content Sharing Tools zu nutzen und somit mit den Kollegen bestmöglichst in Kontakt zu bleiben.
Cloud Telefonanlage von Avaya
Smart Office - Unser Fazit
Das Smart Office etabliert sich immer mehr in den Alltag und erschafft, wie Sie bereits erkennen konnten, eine Menge Vorteile. Nach dem Lesen dieses Artikels sollten Sie nun wissen, was es mit dem Thema Smart Office auf sich hat, welche Unterschiede und zusammenhängende Themen es mit sich bringt und welche Vorteile Sie mit Smart Office erzielen können. Ein erster möglicher Schritt in Richtung Smart Office bringt das Thema Cloud Telefonanlage. Auch hier haben wir Ihnen erklärt, was dies genau ist. Sollten Sie sich weiter dafür interessieren, können Sie hier weitere Informationen zum Thema Cloud Telefonanlage finden. Nutzen Sie so früh wie möglich die Chance, um das Thema Smart Office anzugehen und Sie werden von ganz alleine merken, wie Ihre Effizienz und Effektivität steigen wird.
