Videokonferenzen – Alle Informationen auf einen Blick

Was ist eine Videokonferenz
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Konferenzen abhalten, obwohl man mehrere hunderte oder gar tausende von Kilometern entfernt ist? Unabhängig davon ob Sie in London, Moskau oder Los Angeles sind, ist es nicht mehr notwendig eine Geschäftsreise zu machen. Doch was ist eine Videokonferenz überhaupt? Nicht nur in Krisenzeiten spielt der Begriff der Videokonferenz eine wichtige Rolle. Wir klären Sie auf, damit Sie bestens für die moderne Zusammenarbeit gewappnet sind.

Was ist eine Videokonferenz

Die Videokonferenz beschreibt eine Technologie, die es mehreren Nutzern ermöglicht an einer virtuellen Besprechung teilzunehmen. Dabei spielt es keine Rolle an welchem Ort Sie, oder die Personen mit denen Sie kommunizieren wollen, sind. Ein Kollege arbeitet im Home Office, ein Anderer ist wiederum an einem Standort irgendwo auf der Welt stationiert. Dennoch können Sie Meetings abhalten, Projekte und Daten austauschen und das alles live und flexibel.

Die ersten Konzepte der Videokommunikation gehen auf den Anfang des 20. Jahrhunderts zurück, wurden jedoch erst in den 1990er-Jahren, mit der Entwicklung des Internets relevant. Durch bessere Internetverbindungen konnten qualitativ bessere Bild und Audiodaten übertragen werden und die Ära der Videokonferenz wurde eingeleitet. Auch wenn gerade mal 27% der Deutschen Videokonferenzen nutzen, wird es sicherlich in naher Zukunft um ein Vielfaches steigen und nicht mehr aus der Arbeitswelt wegzudenken sein.

Die Bedienung und Einrichtung ist kinderleicht. Alles was man dazu benötigt ist ein Videokonferenz-Tool welches man auf einen Laptop, einen Computer mit Webcam und Headset oder ganz einfach auf sein Smartphone lädt. Im Büro oder Konferenzräumen müssen Sie es mit einem Konferenzsystem verbindet. Die aktuellen Krisensituationen haben gezeigt, wie wichtig das Thema der Videokonferenzen ist. Durch die Schließung der Grenzen waren Geschäftsreisen nicht mehr möglich. Immer mehr Unternehmen griffen in dieser Zeit auf Videokonferenzen zurück und merkten, dass es Kosten und Zeit spart. 

Wofür können Sie Videokonferenzen am Arbeitsplatz nutzen?

Es ist wichtig zu verstehen, dass man Videokonferenzen nicht nur für die oberste Etage nutzen muss. Es können schon kleinere und weniger wichtige Gespräche mit Videokonferenzen gestaltet werden. Zum Beispiel können Sie:

  • Schelle Brainstorms zwischen Kollegen einleiten
  • Simple wöchentliche Updates durchsprechen
  • Verkaufsgespräche mit Kunden führen
  • Ausbildung neuer Mitarbeiter managen
  • Schnelles austauschen von Daten und Informationen
  • Job Interviews führen
  • Homeschooling, Online Studium betreiben

Wie Sie sehen können, kann man Videokonferenzen für all Mögliches benutzen. 

Die wichtigsten Vor- und Nachteile von Videokonferenzen

Vorteile

Wenn man von Vorteilen spricht, ist der Aspekt des Geldes und der Zeit wohl mit der relevanteste. Sie sparen Zeit, die Sie für die persönliche Reise brauchen. Dabei ist egal ob es sich um mehrere Tage oder gerade einmal um ein paar Stunden handelt. Es gibt keine lästigen Wartereien im Stau oder verspätete Flüge mehr. Mit Videokonferenzen können Sie unabhängig vom Ort, in realer Zeit zusammenarbeiten.

 

Keine Reise, heißt auch keine Reisekosten. Egal ob es der Flug oder nur ein Taxi ist, Sie sparen Geld, wenn Sie sich über das Internet verbinden.

Verbesserung der Produktivität spielt hier auch eine große Rolle. Videokonferenzen können zu jeder Tageszeit abgehalten werden. Es gibt weniger Ablenkung und man kann nach der Konferenz direkt mit seiner normalen Arbeit fortfahren. Ebenfalls sind Teams um einiges produktiver, wenn Sie ortsunabhängig arbeiten. Entscheidungen und Lösungen werden um einiges schneller gefunden und Abstimmungen werden verkürzt.

Videokonferenzen haben das Potential herkömmliche Gespräche und Meetings zu ersetzen. Dabei spielt der Aspekt des Videos eine wichtige Rolle. Telefonate mit Bild sind deutlich persönlicher und lebendiger, es wirkt beinahe wie ein echtes Treffen.

Nachteile

Da viele Geschäftsbeziehungen oft durch enge persönliche Kontakte entstehen, könnten Videokonferenzen dem ein Dorn im Auge sein. Durch persönliche Besprechungen an einem Ort, kann die Körpersprache, die Mimik und Gestik einen ganz anderen Eindruck erwecken und gegebenenfalls zu anderen Ergebnissen führen.

Obwohl wir Ihnen als eines der Vorteile die Ortsunabhängigkeit näher gebracht haben, könnten größere Abstände der Zeit Benachteiligungen mit sich bringen. Wenn Sie Partner in den USA oder beispielsweise in Australien haben, müsste einer von ihnen immer außerhalb der Arbeitszeiten an den Besprechungen teilnehmen. 

Technik könnte in zwei Wegen einen nachteilig sein. Erstens könnten technische Probleme entstehen. Wenn man nicht das richtige Equipment oder die richtige Software besitzt, kann es zu Verbindungsabbrüchen oder Ausfällen von Ton oder Bild führen. Um das zu verhindern, kommt der zweite Nachteil ins Spiel. Das Einrichten kann, müssen aber nicht unbedingt mit hohe Kosten verbunden sein. Aber bedenken Sie, dass billigeres Equipment nicht das optimale Ergebnis bieten kann. Wenn Sie jedoch auf kostspielige Varianten zugreifen möchten, kann es durchaus teuer werden.

Voraussetzungen für Videokonferenzen

Die richtige Technik

Nur mit der richtigen technischen Ausstattung können Sie auch gute Ergebnisse liefern. Beachten Sie, dass Sie für eine qualitativ hochwertige Kommunikation, auch Internet mit genügend Bandbreite bereitstellen müssen. Auch das Equipment spielt bei der Qualität eine enorm große Rolle. Ein gutes Headset und eine gute Kamera sind das A und O einer erfolgreichen Videokonferenz. 

Wir haben für Sie einige Hersteller von Endgeräten zusammengestellt.

Videokonferenz mit Konftel

AVAYA – Avaya bietet eine Vielzahl von Kommunikationslösungen für jede Branche. Telefone, Headsets, Audiokonferenz und Videokonferenzgeräte sind optimal auf die Avaya Plattformen abgestimmt.

JABRA – Der dänische Headset Hersteller Jabra bietet eine Vielzahl an Headsets und eine ideal, für Videokonferenzen, geeignete Kamera.

KONFTEL – Seit der Gründung im Jahr 1988 hat Konftel Unternehmen und Organisationen auf der ganzen Welt dabei unterstützt, Fernmeetings zu halten. Dank den einzigartigen Konferenzlösungen können Sie effektiv Kollegen oder Partnern zusammenarbeiten.

LOGITECH – Logitech ist ein international tätiger Hersteller für Computerzubehör. Neben Tastaturen und Mäusen stellt Logitech auch Headsets und Videokonferenzsysteme her.

YEALINK – Yealink ist für seine breite Auswahl an Telefonen bekannt, bietet aber auch komplette Videokonferenzsysteme an.

POLYCOM – Polycom bietet Videokonferenzsysteme und Videokonferenztelefone für Konferenzen in bester Audio- und Videoqualität an. Egal ob im Konferenzraum oder am Schreibtisch, Videokonferenzen sind mit Polycom überall möglich.

Falls Sie aus dem Home Office arbeiten, benötigen Sie natürlich keine Endgeräte dieser Art. Hierfür reicht Ihnen ein Headset und eine Webcam, die Sie mit Ihrem Computer verbinden.

Die richtige Videokonferenz Software

Die Wahl für die richtige Videokonferenzsoftware liegt vollkommen bei Ihnen. Sie können entscheiden, welche Anbieter für Sie am besten in Frage kommen. Die Tools unterscheiden sich in Ihren Preisen und Ihrer Video- und Audioqualität.

Genau wie bei dem Equipment, haben wir auch hier einige der Anbieter für Sie aufgeführt.

CISCO WEBEX – Die Webex Videokonferenz Software  überträgt Bilder in HD. Es können je nach Ausführung 3-100 Teilnehmer eingebunden werden.

MICROSOFT TEAMS – Microsoft Teams ist der Nachfolger von Skype for Business. Chats, Konferenzen per Video und Audio und diverse Sharing-Möglichkeiten werden für den Business-Bereich angeboten. 

TEAM VIEWER – Team Viewer bietet ebenfalls ein gutes Videokonferenz-Konzept. Die Privatnutzung ist kostenlos, während Unternehmen für verschiedene Tarife zahlen müssen.

SLACK – Vorerst war Slack als reines Collaboration Tool gedacht, verfügt aber über eine Videokonferenz-Software.

AVAYA – Avaya bietet, neben ihrer Cloud-Telefonanlage ebenfalls ein Videokonferenz-Tool an. Dieses Tool erleichtert digitale Zusammenarbeit und weist eine hohe Video- und Audioqualität auf.

Neben den üblichen Videokonferenz-Tools, bieten viele Plattformen auch Content-Sharing Optionen an. Diese ermöglichen einen schnellen und sicheren Austausch von Daten und Informationen.

Was ist eine Videokonferenz? Was benötigen Sie? - Unser Fazit

Videokonferenzen sich durchaus ausbaufähig, aber bieten jetzt schon viele Vorteile. Sie erweisen sich als praktisch, aber nicht in allen Fällen geeignet. Sie und Ihr Unternehmen, sollten sich über die Vor- und Nachteile im Klaren sein. Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit diesem Blogbeitrag die wichtigsten Aspekte von Videokonferenzen näherbringen und Sie für die Zukunft vorbereiten.

Für weitere Informationen können Sie uns unter der kostenfreien Rufnummer 0800-3473287 erreichen.

Oder senden Sie uns eine Mail an kundenservice@direct.de

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