Was benötigt man für eine Telefonkonferenz?

Telefonkonferenz

Telefonkonferenz – für viele Menschen ist das kein neues Thema, für andere wiederum Neuland. Um das, aktuell immer wichtig werdende Thema, für jeden verständlich zu machen, haben wir für Dich recherchiert und die wichtigsten Fakten zum Thema zusammengestellt. Wir möchten Dir im folgenden Beitrag das Thema Telefonkonferenz näher bringen und einige Fragen beantworten, die schon öfter aufgekommen sind. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Telefonkonferenz?

Eine Telefonkonferenz macht den schnelleneinfachen und persönlichen Austausch mehrerer Gesprächsteilnehmer möglich. Die Kurzform Telko ist auch sehr weit verbreitet und wird in vielen Unternehmen als Begriff für die Telefonkonferenz verwendet. Werden beispielsweise nur drei Teilnehmer zusammengeschaltet spricht man auch oft von einer Dreierkonferenz

Telefonkonferenz

Wie funktioniert eine Telefonkonferenz?

Eine Telefonkonferenz erfolgt über die Zusammenschaltung innerhalb einer Telefonanlage oder innerhalb eines Telefonnetzes. Dadurch ist nur ein Kanal der Teilnehmer belegt, unabhängig davon wie viele Teilnehmer tatsächlich bei der Telefonkonferenz teilnehmen. 

Viele Telefonanlagen heute insbesondere Cloud Telefonie Anlagen verfügen über eine eigene Telefonkonferenz Funktion. D.h. man benötigt keinen externen Anbieter, um eine Telefonkonferenz abzuhalten. Wer nicht über eine solche Telefonanlage verfügt, kann sich den Service ganz einfach über externe Anbieter hinzubuchen.

Natürlich kannst Du auch mit Deinem Smartphone Telefonkonferenzen abhalten. Wie das funktioniert erfährst Du hier.

Bei einer Telefonkonferenz gibt es zwei Möglichkeiten zur Herstellung der Verbindung:

Die erste ist die Dial-in-Variante. Bei dieser Methode ruft jeder Teilnehmer der Konferenz eine gewählte Rufnummer an. Bei geschützten Konferenzen wird während dem Verbindungsaufbau jeder Anrufer nach einem PIN oder Passwort gefragt, um der Konferenz beitreten zu können. 

Dial In Telefonkonferenz
Dial Out Konferenz

Die zweite Variante ist die Dial-Out-Variante. Hier ruft das Konferenzsystem alle Teilnehmer zu der abgesprochenen Konferenzzeit an. Die einzige Voraussetzung dabei ist, das das Konferenzsystem alle Nummern der Teilnehmer kennen muss, um diese anrufen zu können.

Standardmäßig besitzen Telefonkonferenzlösungen externen Anbieter oder innerhalb Eurer Telefonanlage  immer die selben Funktionen. Abhängig von dem Anbieter werden unter Anderem weitere Zusatzfunktionen angeboten, die aber bei jedem Anbieter unterschiedlich sind. Grundlegend kann der Leiter einer Telefonkonferenz Teilnehmer hinzufügen sowie entfernen. Außerdem kann er Teilnehmer stumm schalten und auch entstummen. Sollten Sie allgemeine Informationen haben, die den Teilnehmern mitgeteilt werden sollen, können Sie dies schon während dem Verbindungsaufbau einstellen. 

Wie wird eine Telefonkonferenz mit externen Anbietern eingerichtet?

  1.  Anmeldung der Telefonkonferenz
    • Geeigneten Anbieter von Telefonkonferenzen finden und sich mit diesem für eine Telefonkonferenz anmelden. (Meist nur Name und E-Mail-Adresse erforderlich)
  2. Mitteilung der Zugangsdaten
    • Nach der Freischaltung des Telefonkonferenz-Anbieters bekommen Sie einen Telefonkonferenz-Raum zugewiesen. Mit der Wahl der Einwahlnummer und der Eingabe des PIN’s, welcher zum Zugang abgefragt wird, können Sie den virtuellen Raum betreten.
  3. Starten der Telefonkonferenz
    • Sollten Sie durch Schritt 2 Zugang zur Telefonkonferenz bekommen haben, steht Ihnen nichts mehr im Weg. Nun können Sie sich mit anderen Teilnehmern zu einer gewünschten Uhrzeit verabreden und eine Telefonkonferenz führen.

Wer bietet Telefonkonferenzen an ?

Es gibt externe Anbieter von Telefonkonferenz Plattformen und es gibt bereits Telefonanlagen, die über eine Konferenzfunktion verfügen.

Telefonanlagen mit Konferenzfunktion bzw. Cloud Telefonanlagen mit Konferenzfunktion gibt es von zahlreichen  Herstellern wie z.B.

  • Avaya
  • Agfeo
  • Alcatel
  • Atos Unify
  • Cisco
  • Innovaphone
  • Placetel
  • Telekom
  • Microsoft
  • Mitel
  • Nfon
  • uvm. 

Für alle die keine Telefonanlage mit Konferenzfunktion im Haus haben bieten sich Plattformen an, die diesen Dienst anbieten. Hier ist eine kleine Auswahl an Anbietern dieses Service: 

Natürlich gibt es noch zahlreiche andere Anbieter von Telefonkonferenzen.

Was kosten Telefonkonferenzen?

 

Kosten externe Anbieter

Plattformen für Konferenzdienstleistung bieten unterschiedlichste Abrechnungsmodelle an. So kann man bei einigen Anbietern mit einer Flatrate den Service buchen, das bewegt sich von ca. 9,90€ bis 30€ pro Monat. Oder der Service wird Minutenweise pro Teilnehmer abgerechnet. Hier rechnet man im Schnitt mit Minutenpreisen zwischen 0,03€ und 0,16€ ab. Aber Achtung- der Unterschied der Anbieter liegt oft im Detail. Je nach Anbieter variiert nämlich die Teilnehmerzahl. Diese kann sich von 5 Teilnehmern bis zu einer unbegrenzten Anzahl bewegen. 

Kosten in Telefonanlage integriert

Je nach Telefonanlage und Abrechnungsmodell ist der Service bei den Herstellern der Anlagen meistens bis zu einer maximalen Teilnehmeranzahl inkludiert. Oder mit einer Flat hinzubuchbar. Die Abrechnung erfolgt auf Grund des Abrechnungsmodells mit einem Minutenpreis oder der Flat. Minutenpreise fangen bei 0,03€ an. Flatrates erhält man bereits ab 3,90€ pro Monat

Es lohnt sich also auf jeden Fall bei seinem Telefonanlagen Anbieter einmal nachzufragen, dass ist oft günstiger als externe Dienste.

 

Was kostet eine Telefonkonferenz mit Teilnehmern aus dem Ausland?

 

Teilnehmer aus dem Ausland zahlen immer nur die Verbindungskosten von Ihrem Standpunkt zum anderen Land. Für den Organisator entstehen keine extra Kosten, außer der Einwahl zu seinem Konferenzstandpunkt zum jeweiligen Tarif ( Flat oder Minutenpreis) .

 

 

Was sind die Vorteile und Nachteile von Telefonkonferenzen?

Das immer mehr Unternehmen über Telefonkonferenzen kommunizieren ist kein Geheimnis mehr. Doch wieso steigt die Nutzung eigentlich? Hier sind einige Vorteile von Telefonkonferenzen, die die anwachsende Nutzung begründen. 

Natürlich gibt es auch Nachteile , diese wollen wir Dir nicht vorenthalten.

Vorteile

Nachteile

  • Durch das Entfallen von Dienstreisen können Kosteneinsparungen erzielt werden.
  • Durch erhöhte Erreichbarkeit der Teilnehmer werden schnellere Entscheidungen getroffen.
  • Größere Umweltfreundlichkeit – durch den Wegfall von Dienstreisen werden schädliche Emissionen von PKW’s oder Flugzeugen reduziert. Dadurch kann das Ansehen eines Unternehmens verbessert werden.
  • Steigerung der Lebensqualität und Entlastung der Mitarbeiter, durch Nutzung der Potenziale vor Ort. Zusätzliche Belastungen wie Staus oder Wartezeiten entfallen.
  • Bei einer Telefonkonferenz fehlen leider Gestik und Mimik wie bei einem persönlichen Gespräch oder einer Videokonferenz. Das kann sich negativ auf Besprechungen insbesondere bei Themen mit unterschiedlichen Standpunkten auswirken.
  • Mitarbeiter können während einer Telefonkonferenz „abgelenkt“ sein, wenn Sie z.B. parallel am PC oder Laptop arbeiten. Die Aufmerksamkeit bei einer Telefonkonferenz ist nicht so ausgeprägt wie bei einem persönlichem Gespräch oder einer Videokonferenz.
  • Bei zu vielen Teilnehmern einer Telefonkonferenz kann es schnell „unübersichtlich“ werden.
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Welche Geräte für eine Telefonkonferenz?

Du kannst Deine Telefonkonferenz in Punkt Bequemlichkeit für Dich und natürlich auch optimale Akustik für Dein Gegenüber verbessern. 

 

Ein kleines Speakerphone ist sehr bequem , wenn Du mal eine lange Konferenz hast und  Dich gerne durch den Raum bewegst. Ideal am Laptop nutzbar. 

Mit dem Headset kannst Du Dich völlig auf Dein Gesprächspartner konzentrieren  auch , wenn Du im Großraumbüro sitzen solltest. Freie Hände sind wein weiterer Vorteil.

Wenn auch Deine Kollegen an der Konferenz teilnehmen sollen, ist ein Konferenztelefon ideal. Diese Geräte haben einen perfekten Klang und filtern Störgeräusche weg. 

Hier sind noch weiterführende Infos zum Thema Telefonkonferenz:

 

 

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