Was braucht man für eine Telefonkonferenz?

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Telefonkonferenz – für viele Menschen ist das kein neues Thema, für andere wiederum Neuland. Um das, aktuell immer wichtig werdende Thema, für jeden verständlich zu machen, haben wir für Sie recherchiert und die wichtigsten Fakten zum Thema „Was braucht man alles für eine Telefonkonferenz?“ zusammengestellt. Wir möchten Ihnen im folgenden Beitrag das Thema Telefonkonferenz näher bringen und einige Fragen beantworten, die schon öfter aufgekommen sind. 

Was ist eine Telefonkonferenz? Was braucht man alles für eine Telefonkonferenz? Wie funktioniert es? Für was ist eine Telefonkonferenz gut? Diese und mehrere Fragen werden in den nachfolgenden Abschnitten dieses Beitrags beantwortet. Sie sollten also nach dem Lesen dieses Beitrags bestens auf das Thema Telefonkonferenz vorbereitet sein.

Was ist eine Telefonkonferenz?

Eine Telefonkonferenz macht den schnelleneinfachen und persönlichen Austausch mehrerer Gesprächsteilnehmer möglich. Die Kurzform Telko ist auch sehr weit verbreitet und wird in vielen Unternehmen als Begriff für die Telefonkonferenz verwendet. Werden beispielsweise nur drei Teilnehmer zusammengeschaltet spricht man auch oft von einer Dreierkonferenz. Der Begriff Telefonkonferenz wird häufig dann verwendet, wenn mehr als drei Teilnehmer an einem Gespräch teilnehmen. Einer der Hauptgründe für eine Telefonkonferenz ist das Sparen einer Reise zu einem Meeting, welches entfällt wenn alle betroffenen Personen in der Telefonkonferenz zusammengeschaltet werden. Auf weitere Vorteile und Gründe der Telefonkonferenz wird allerdings im späteren Verlauf dieses Beitrags eingegangen.

Was braucht man für eine Telefonkonferenz?

Was braucht man für eine Telefonkonferenz?

Um eine erfolgreiche Telefonkonferenz tätigen zu können, brauchen Sie zunächst erst einmal eine Telefonanlage bzw. ein Telefonnetz. Sollte dies gegeben sein, ist die Anschaffung eines Konferenzsystems der nächste Schritt. Hier gibt es etliche Anbieter mit unterschiedlichen Funktionen. Eine große Auswahl finden Sie hier. Auch hier gibt es unterschiedliche Varianten, beispielsweise welche in Kombination mit einer Webcam, um auch eine Videoübertragung zu tätigen oder auch nur reine Audiokonferenzsysteme mit denen Sie nur telefonieren können. Das ist alles was Sie für eine Telefonkonferenz brauchen.

Wie funktioniert eine Telefonkonferenz?

An einem Telefon sind die freien Kanäle begrenzt, wie Sie womöglich bereits wissen. Über die analoge Telefonie kann nur eine Unterhaltung geführt werden, während hingegen über die ISDN-Telefonie maximal zwei Gespräche möglich sind. VoIP bietet im Vergleich auch mehr Unterhaltungen an. Eine Telefonkonferenz erfolgt über die Zusammenschaltung innerhalb einer Telefonanlage oder innerhalb eines Telefonnetzes. Dadurch ist nur ein Kanal der Teilnehmer belegt, unabhängig davon wie viele Teilnehmer tatsächlich bei der Telefonkonferenz teilnehmen. 

Bei einer Telefonkonferenz gibt es zwei Möglichkeiten, wie die Verbindung hergestellt werden kann: 

Die erste ist die Dial-in-Variante. Bei dieser Methode ruft jeder Teilnehmer der Konferenz eine gewählte Rufnummer an. Bei geschützten Konferenzen wird während dem Verbindungsaufbau jeder Anrufer nach einem PIN oder Passwort gefragt, um der Konferenz beitreten zu können. 

Die zweite Variante ist die Dial-Out-Variante. Hier ruft das Konferenzsystem alle Teilnehmer zu der abgesprochenen Konferenzzeit an. Die einzige Voraussetzung dabei ist, das das Konferenzsystem alle Nummern der Teilnehmer kennen muss, um diese anrufen zu können.

Standardmäßig besitzen Telefonkonferenzlösungen immer die selben Funktionen. Abhängig von dem Anbieter werden unter Anderem weitere Zusatzfunktionen angeboten, die aber bei jedem Anbieter unterschiedlich sind. Grundlegend kann der Leiter einer Telefonkonferenz Teilnehmer hinzufügen sowie entfernen. Außerdem kann er Teilnehmer stumm schalten und auch entstummen. Sollten Sie allgemeine Informationen haben, die den Teilnehmern mitgeteilt werden sollen, können Sie dies schon während dem Verbindungsaufbau einstellen. 

Hier nochmal kurz und knapp erklärt wie Sie eine Telefonkonferenz einrichten:

  1.  Anmeldung der Telefonkonferenz
    • Geeigneten Anbieter von Telefonkonferenzen finden und sich mit diesem für eine Telefonkonferenz anmelden. (Meist nur Name und E-Mail-Adresse erforderlich)
  2. Mitteilung der Zugangsdaten
    • Nach der Freischaltung des Telefonkonferenz-Anbieters bekommen Sie einen Telefonkonferenz-Raum zugewiesen. Mit der Wahl der Einwahlnummer und der Eingabe des PIN’s, welcher zum Zugang abgefragt wird, können Sie den virtuellen Raum betreten.
  3. Starten der Telefonkonferenz
    • Sollten Sie durch Schritt 2 Zugang zur Telefonkonferenz bekommen haben, steht Ihnen nichts mehr im Weg. Nun können Sie sich mit anderen Teilnehmern zu einer gewünschten Uhrzeit verabreden und eine Telefonkonferenz führen.

Vorteile einer Telefonkonferenz

Das immer mehr Unternehmen über Telefonkonferenzen kommunizieren ist kein Geheimnis mehr. Doch wieso steigt die Nutzung eigentlich? Hier sind einige Vorteile von Telefonkonferenzen, die die anwachsende Nutzung begründen:

  • Durch das Entfallen von Dienstreisen können Kosteneinsparungen erzielt werden.
  • Durch erhöhte Erreichbarkeit der Teilnehmer werden schnellere Entscheidungen getroffen.
  • Größere Umweltfreundlichkeit – durch den Wegfall von Dienstreisen werden schädliche Emissionen von PKW’s oder Flugzeugen reduziert. Dadurch kann das Ansehen eines Unternehmens verbessert werden.
  • Steigerung der Lebensqualität und Entlastung der Mitarbeiter, durch Nutzung der Potenziale vor Ort. Zusätzliche Belastungen wie Staus oder Wartezeiten entfallen.

Tipps für eine Telefonkonferenz

  • Achten Sie bei der Terminwahl auf bundeslandspezifische Feiertage. Wenn bei Ihrer Telefonkonferenz Teilnehmer aus verschiedenen Bundesländern anwesend sein sollen, sollten Sie darauf achten das auch alle Teilnehmer zum gewünschten Termin erreichbar sind.
  • Planen Sie den Ablauf einer Telefonkonferenz. Überlegen Sie sich genaue Themen und eine Reihenfolge der Themen über die gesprochen werden soll.
  • Testen Sie vorher unbedingt die technischen Voraussetzungen. Sollte irgendwas beim Testen schief laufen, können Sie die Probleme bis zum eigentlichen Beginn der Telefonkonferenz beseitigen und Ihren Teilnehmern helfen, falls diese die selben Probleme haben sollten.
  • Während der Durchführung sollte möglichst Ruhe herrschen. Versuchen Sie Störgeräusche zu vermeiden und nehmen Sie sich, wenn die Möglichkeit besteht, ein extra Büro in dem Sie die Telefonkonferenz durchführen.
  • Halten Sie Unterlagen bereit um Notizen zu machen. Sollten wichtige Aspekte angesprochen werden, die Sie sich vielleicht nicht alle merken können, haben Sie so immerhin die Möglichkeit mitzuschreiben und Themen aus der Telefonkonferenz festzuhalten. 
  • Fokussieren Sie sich auf das Gespräch. Vorallem bei einer Telefonkonferenz, bei der Sie vielleicht mehr zuhören als selbst etwas beizutragen, wird man oft leicht abgelenkt oder dazu geleitet nicht richtig aufzupassen. Bei Rückfragen oder weiteren Ansprachen zu bestimmten Themen könnte dies für Sie schwierig werden, wenn Sie nicht richtig aufgepasst haben.

Was braucht man alles für eine Telefonkonferenz? - Fazit

Nach dem Lesen dieses Beitrags, sollten Sie wissen worauf es ankommt, wenn es darum geht erfolgreich eine Telefonkonferenz durchzuführen. Neben den Voraussetzungen und den technischen Mitteln die benötigt werden, sollten Sie außerdem wissen wie eine Telefonkonferenz funktioniert und welche Aspekte man bei einer Telefonkonferenz beachten sollte. Wenn Sie spezielle Fragen haben, die Sie hieraus nicht beantwortet kriegen, informieren Sie sich bei Ihrem jeweiligen Anbieter des Konferenzsystems. Dieser sollte Ihnen genauere Informationen zu den entsprechenden Problemen und Fragen geben.

Über die Autorin:

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