Sichere Videokonferenz – Videokonferenzen haben in den letzten ein und halb Jahren an großer Bedeutung gewonnen. Nicht nur im beruflichen Alltag, auch im privaten Raum wurden Videokonferenztools äußerst wichtig und praktisch.
Doch dass bei der Anwendung und dem Umgang, keine persönlichen Daten in dritte Hände gelangen, sollten Sie einige Funktionen und Einstellungen beachten. In diesem Beitrag klären wir Sie umfassend über die Sicherheitseinstellungen auf.
Allgemeine Hinweise für Ihre sichere Videokonferenz
Videokonferenzen ermöglichen so viel. Doch bevor Sie loslegen und alle Möglichkeiten der Videokonferenzsoftwares ausnutzen, sollten Sie sich bewusst sein, dass im Internet nichts 100% sicher ist. Doch wenn Sie ein paar Basics zur IT-Sicherheit wissen, können Sie ohne Bedenken Konferenzen abhalten oder an welchen teilnehmen. Verwenden Sie eine sichere und vertrauenswürdige Internetverbindung für Ihr Endgerät. Vermeiden Sie ungesicherte Netzwerke, die leicht zu knacken sind.
Für berufliche Videokonferenzen mit optimaler Sicherheit, sollten Sie sich eine VPN Verbindung einrichten. Außerdem achten Sie darauf, dass die Videokonferenzsoftware von allen Teilnehmern immer auf dem neusten Stand ist. Somit werden eventuelle Sicherheitslücken ausgeschlossen.
Tipps für eine sichere Internetverbindung
Die besten Sicherheitseinstellungen für Ihre Videokonferenz nützen nichts, wenn Ihre Netzwerkverbindung nicht sicher ist! Es gibt einige Dinge zu beachten, um den Internetzugang sicher zu machen.
- Gehen Sie nur über ein heimisches Netzwerk ins Internet. Öffentliche Netzwerke bergen Gefahren und Sicherheitslücken.
- Ihr WLAN Router sollte Passwort geschützt sein. Das Passwort sollte dabei geheim bleiben und mit einem hohen Schwierigkeitsgrad versehen sein.
- Der Router sollte regelmäßig aktualisiert werden.
- Lassen Sie Ihren Computer regelmäßig auf Viren prüfen. Internet Security ist sehr wichtig und lohnenswert!
Natürlich gibt es auch Unterschiede zwischen den einzelnen Videokonferenzsoftwares, was das Thema Datensicherheit angeht. Auch in den Sicherheitseinstellungen gibt es Unterschiede, wobei die führenden Videokonferenzprogramme, Microsoft Teams und Zoom, ähnlich aufgestellt sind. Auf unserem Blog haben wir bereits einen Leitfaden, über Microsoft Teams und Zoom zusammengestellt. Dort finden Sie noch mehr Informationen zu den einzelnen Plattformen.
Was Sie als Veranstalter für eine sichere Videokonferenz beachten sollten
Als Veranstalter oder auch Meeting-Host können Sie über eine große Auswahl an Sicherheitseinstellungen entscheiden. In vielen Unternehmen und Organisationen legt die IT-Abteilung im Vorhinein Sicherheitsmaßnahmen fest und speichert diese für die folgenden Konferenzen ab. Doch auch wenn Sie kein IT Experte sind, können Sie eine sichere Videokonferenz erstellen. Dazu gibt es einige hilfreiche Einstellungen die Sie unbedingt beachten sollten.
Sie haben die Kontrolle wer an Ihrem Meeting teilnehmen kann!
Allgemein haben Sie als Host die Möglichkeit zu entscheiden, wer Ihrer Konferenz beitreten darf und wer nicht. Dies ist allerdings nur eine lockere Kontrollmöglichkeit, denn über einen Meeting Link, wird jedem der uneingeschränkte Zugang zum Meeting gewährt. Außer Sie beschränken den Zugang. Somit müssen Sie jeden Teilnehmer der beitreten möchte, erst genehmigen. Um Ihre Konferenz im richtigen Umfang zu kontrollieren, können Sie die folgenden Einstellungen festlegen:
- Stellen Sie einen Warteraum bereit und genehmigen Sie den Teilnehmern den Zutritt zur Konferenz.
- Legen Sie ein Kennwort für den Zugang zur Konferenz fest.
- Verwenden Sie ausschließlich zufällig generierte Meeting IDs.
- Richten Sie keinen dauerhaften oder persönlichen Besprechungsraum ein.
- Sperren Sie die Konferenz, sobald sie begonnen hat, damit keiner mehr beitreten kann.
Außerdem ist es sinnvoll als Host, die Teilnehmerliste im Auge zu behalten oder sogar Teilnehmer aufzufordern sich zu identifizieren.
Maßnahmen während Sie ein Meeting moderieren
Um eine reibungslose und sichere Videokonferenz halten zu können, sollten Sie unbedingt vorab Einstellungen treffen. Für große Konferenzen ist es in jedem Fall sinnvoll, die Kontrolle darüber zu haben:
- Wer Inhalte teilen darf
- Wer sprechen oder andere unterbrechen kann
- Wer seinen Bildschirm teilen darf
- Selbst die Stummschaltung der Teilnehmer zu aktivieren
In kleinen Konferenzen ist es eher wichtig miteinander zu kommunizieren und Inhalte zu teilen. Dort wären diese Einstellungen vermutlich nicht förderlich. Doch für große Konferenzen, wie in großen Firmenmeetings oder universitären Vorlesungen, können diese Einstellungen, essentiell für einen reibungslosen Ablauf sein. Auch dabei muss nicht komplett auf den Austausch untereinander verzichtet werden, denn es gibt bei den meisten Videokonferenz Anbietern, die Chat-Funktion. Diese ermöglicht den Teilnehmern die nicht präsentieren, sich einzubringen.
Ihr Beitrag zu einer sicheren Videokonferenz als Teilnehmer
Nicht nur als Host können Vorkehrungen getroffen werden, um dritte vor dem Eindringen in eine Konferenz zu hindern. Auch als Teilnehmer kann man einige Punkte beachten, um somit zum Schutz der Privatsphäre beizutragen. Die Punkte klingen vielleicht banal, wichtig sind sie trotzdem.
- Geben Sie den Zugangscode nicht weiter – ohne Rücksprache mit dem Veranstalter eines Meetings, sollten Sie die Login Daten nicht veröffentlichen.
- Sollten Sie Ihren Bildschirm teilen, achten Sie darauf, dass nur die benötigten Dateien zu sehen sind. Geben Sie keine persönlichen Informationen preis.
- Machen Sie keine Aufnahmen, wenn diese nicht mit dem Host abgesprochen sind.
- Achten Sie auf Ihre Umgebung. Zeigen Sie nicht zu viel persönliches, wenn Ihre Webcam aktiv ist. Besonders vorsichtig sollten Sie mit vertraulichen Dokumenten sein, die im Sichtfeld liegen könnten. Mehr Informationen über passende Hintergründe und die Auswahlmöglichkeiten finden Sie weiter unten im Beitrag.
- Verlassen Sie das Meeting, denn nicht alle Videokonferenz Programme beenden die Konferenz automatisch für alle. Andernfalls könnten sich andere Personen unbemerkt in die Konferenz einloggen und Sie beobachten.
Wählen Sie Ihren Hintergrund bewusst aus!
Um Ihre eigene Privatsphäre zu schützen, sollten Sie bei eingeschalteter Webcam darauf achten was die anderen Konferenzteilnehmer alles sehen können. Auch durch solche simplen und banalen Dinge, tragen Sie zu einer sicheren Videokonferenz bei. Insbesondere bei großen Firmenkonferenzen, ist es eher ungünstig zum Beispiel private Fotos im Sichtfeld zu haben, während Sie präsentieren.
Um ein professionelles Bild zu erzeugen, sind reine, einfarbige Hintergründe, ohne unruhestiftende Gegenstände am besten. Wenn dies nicht gegeben ist, können Sie entweder die virtuelle Hintergrundfunktion wählen oder den verschwommen Modus für Ihren Hintergrund. Manche Videokonferenzsysteme wie z.B. Zoom haben diese Funktion integriert. Bei anderen Systemen braucht es ein extra Programm. Mit diesen kleinen Helferlein, machen Sie es Hackern schwer, Informationen zu Ihrem Standort oder zu persönlichen Dingen zu erhalten.
