Konferenzraum einrichten – bessere Akustik in Ihrem Konferenzraum

Konferenzraum einrichten – Bei der Wahl eines geeigneten Konferenzsystems kommt oftmals die Frage auf: Welches Konferenztelefon eignet sich denn nun für die Gegebenheit meines Konferenzraums? Hersteller geben hier meist zwei Variablen an – die Raumgröße in Quadratmetern oder die Meetinggröße in Personen – jedoch sind gerade diese Parameter nicht unbedingt optimal, wenn eine gute Sprachverständlichkeit erzielt werden soll. Wir kriegen oft zu hören: Ich habe ein Konferenzsystem für eine Meetinggröße von 12 Personen und trotzdem ist die Akustik im Konferenzraum schlecht.

Das Problem: Viele unserer Kunden fixieren sich zu sehr auf die Angaben des Herstellers bezüglich der Raum- bzw. Meetinggröße, lassen dabei aber die grundsätzlichen Gegebenheiten des Raumes außer Acht. So kann das von Ihnen gewählte Konferenzsystem – laut Angaben – zwar für den Raum geeignet sein; jedoch ist dieser so ausgestattet, dass das ausgewählte System für Ihre Konferenzen nicht optimal genutzt werden kann. Deshalb haben wir für Sie die wichtigsten Schritte, die Sie bei der Einrichtung eines Konferenzraums beachten sollten, in diesem Beitrag zusammengefasst.

Konferenzraum einrichten – Was versteht man unter Raumakustik?

Eine der bekanntesten Faktoren der Raumakustik ist die Nachhallzeit. Eine lange Nachhallzeit bedeutet, dass der Schall langsam anklingt. Solche Räume werden von Teilnehmern einer Besprechung oft als kühl und unangenehm empfunden.

 

Dies liegt an der meist minimalistischen Einrichtung des Konferenzraums, bei welcher sich viele Glatte Flächen gegenüberstehen. Besonders schlecht für den Halleffekt sind hierbei zwei offen gegenüberliegende Wände. Hinzu kommt je größer der Abstand zwischen diesen, desto stärker ist der Halleffekt und somit die Nachhallzeit.

 

Ein weiterer Faktor ist eine gute Sprachverständlichkeit innerhalb eines Konferenzraumes. Diese setzt sich aus einer geringen Nachhallzeit, bei gleichzeitig niedrigen frühen Reflexionen, zusammen. Als frühe Reflexionen werden hierbei diejenigen Anteile des Schallsignals bezeichnet, die innerhalb der ersten 15 Millisekunden – nach dem Direktschall – am Gehör eintreffen.

 

Bedeutsam sind frühe Reflexionen, da das menschliche Gehör diese nicht eindeutig vom Direktschall (Originalsignal) unterscheiden kann und daher Informationen aus dem reflektierendem Schall entnimmt. Starke frühe Reflexionen beeinflussen somit die Ortung der Schallquelle, da sich der gehörmäßige Ursprung der Quelle in Richtung der Reflexion verschiebt.

Warum Konferenzraum Akustik verbessern?

Bedenken Sie, dass Mimik und Gestik bei einer Audiokonferenz nicht wahrgenommen werden können, da die Gesprächspartner Ihnen nicht gegenüber sitzen; vice versa. Erhaltene Informationen müssen also über nur einen menschlichen Sinn verarbeitet werden. Umso wichtiger ist es also, die Akustik innerhalb ihres Konferenzraumes zu verbessern.

Folgendes Beispiel verdeutlicht diese Notwendigkeit noch einmal:

Nehmen Sie einmal an:

Sie sitzen in einem bedeutenden Meeting mit einem potenziellen Geschäftskunden. Die Präsentation, die Sie halten müssen bestimmt, ob der potenzielle Kunde ihr Unternehmen bei der Beziehung einer Leistung wählt oder sich anderweitig auf dem Markt umschaut.

Da sich der Kunde im Ausland befindet nutzen Sie bei dem Meeting ein Konferenztelefon. Alle technischen und organisatorischen Dinge haben sie gut vorbereitet. Die Präsentation läuft und die richtigen Teilnehmer aus Ihrer Firma sind in den Konferenzraum eingeladen.

Nachdem die Präsentation gehalten wurde kommt es zum Gespräch zwischen den Teilnehmern in Ihrem Konferenzraum und dem Kunden am anderen Ende der Leitung; dieser hat natürlich auch Teilnehmer geladen.

Immer noch gibt es Klärungsbedarf zu vielen Punkten aus Ihrer Präsentation; trotz Auswahl eines Gesprächsmoderators, äußern sich auf beiden Seiten mehrere Teilnehmer gleichzeitig zu verschiedenen Punkten.

 

Die Lautstärke des Gesprächs schaukelt sich hoch; der so genannte Kneipeneffekt tritt ein und die gegenseitige Verständlichkeit sinkt. Darüber hinaus wird alles durch den starken Halleffekt in Ihrem Konferenzraum erschwert. Trotz der Auswahl eines für die Teilnehmeranzahl und Raumgröße geeigneten Konferenztelefons, verstehen Sie Ihren Geschäftskunden nur schwer und müssen oft nachhaken.

Nach Abschluss des Meetings, verlangt der Kunde eine Woche Bedenkzeit. In dieser Zeit fragen Sie sich, ob alle Themen verständlich gemacht wurden. Die Angst, dass womöglich Missverständnisse aufgetreten sind steigt. Sie wissen, dass trotz der Auswahl eines anscheinend geeigneten Konferenztelefons, Kommunikationsprobleme aufgetreten sind.

Nach einer gefühlt endlosen Woche kommt es zu einem abschließenden Gespräch, der Kunde nimmt das Angebot an. Sie sind erleichtert, doch wollen diese Unsicherheit beim nächsten Meeting wegen folgenden Gründen unbedingt vermeiden…

1. Konferenzraum Akustik – Der erste Eindruck zählt: Nicht nur die Optik eines Raumes, sondern auch die Akustik hat einen Einfluss darauf, wie Ihr Unternehmen wahrgenommen wird. Eine ungestörte Umgebung sorgt somit für einen positiven Eindruck bei Ihren Geschäftspartnern und spiegelt Ihre Professionalität wieder.

2. Konferenzraum Akustik – Mehr verstehen = mehr schaffen: Gerade bei Video- und Audiokonferenzen können Störgeräusche wie Handyklingeln, Kaffeetassenklirren oder Straßengeräusche dazu führen, dass übertragene Worte unverständlich werden und Missverständnisse entstehen. Eine gute Raumakustik, welche Störgeräusche minimiert, steigert die Qualität des Meetings und sorgt somit für eine höhere Produktivität.

3. Konferenzraum Akustik – Arbeitsklima verbessern: Ein hoher Lautstärkenpegel am Arbeitsplatz sorgt für Stress und führt auf längerer Sicht zu geringerer Leistung. Teils gelten Konferenzen sowieso schon als Stresssituationen. Eine gute Raumakustik hilft Ihnen dabei das Stresslevel zu reduzieren, wodurch sich das Wohlbefinden und somit die Effektivität der Teilnehmer erhöht.

Die Vorteile guter Akustik in Konferenzräumen

  • Erhöht die Konzentrationsfähigkeit und steigert die Arbeitsleistung
  • Senkt die Fehlerhäufigkeit und erhöht dadurch die Effizienz
  • Erhöht die Sprachverständlichkeit für eine entspannte Kommunikation
  • Verbessert die Ansprache der Gesprächspartner durch Minimierung von Hintergrundgeräuschen

Konferenzraum einrichten – Akustik verbessern? 

Grundsätzlich gilt: Je größer der Raum und je weniger Gegenstände darinstehen, desto lauter wirkt dieser. Zudem wirken sich glatte, harte Oberflächen zusätzlich negativ auf die Raumakustik aus. Daher sollten Sie darauf achten, dass der Raum mit Gegenständen aus weichen und porösen bzw. absorbierenden Materialien ausgestattet ist.

 

Hierbei haben Sie die Möglichkeit spezielle Raumakustikelemente anzubringen oder durch herkömmliche Dekorelemente die Verständlichkeit und Nachhallzeit in Ihrem Konferenzraum zu verbessern.

 

Konferenzraum einrichten mit Raumakustikelementen: Hierzu zählen zum Beispiel Deckensegel die am Randbereich der Decke angebracht werden. Der mittlere Bereich der Decke, welcher die Stimme des Sprechers reflektiert sollte dabei frei gelassen werden.

 

Die gleiche Regel gilt auch für die so genannten Schallabsorber oder Akustikbilder, welche an der Wand befestigt werden. Diese führen wie auch die Deckensegel dazu, dass sich die Stimmausprägung des Sprechers verstärkt und der Nachhall reduziert.

 

Haben Sie im Raum keine bestimmte Position für den Sprecher, dann sollten die Akustikelemente gleichmäßig im Raum verteilt werden, um den Nachhall effektiv zu dämpfen.

Konferenzraum Akustik durch Akustikmatten verbessern
Raumakustikelemente im Einsatz

Konferenzraum einrichten mit herkömmlichen Dekorelementen: Wie schon vorher angemerkt sollten Sie bei der Ausstattung des Raumes darauf achten, Gegenstände aus weichen Materialien zu wählen.

 

Ein Teppich kann zum Beispiel schon vieles verbessern und reduziert zudem auch noch den Trittschall. Auch Vorhänge an großen Fensterfronten reduzieren die Reflexion der Schallwellen. Hier gilt: je schwerer und dicker diese sind, desto besser die Wirkung.

 

Des Weiteren empfehlen sich für das Einrichten des Konferenzraums große Polstergruppen aus weicher Mikrofaser statt solche mit glatten und härteren Oberflächen.

Prinzipiell geht es darum den Raum mit strukturierten Elementen auszustatten, welche unregelmäßige Oberflächen aufweisen und so den Schall absorbieren. 

 

Das heißt statt Plastiklampenschirme, Lampenschirme mit Stoffbezug; statt dem Gemälde hinter der Glasscheibe, lieber die Leinwand frei aufhängen.

 

Zum Thema offen gegenüberliegende Wände, raten wir Ihnen – vor allem wenn ein großer Abstand zwischen diesen liegt – eine Trennung in der Mitte des Raumes, z.B. in Form eines Regals aufzustellen.

 

Auch Pflanzen können den Halleffekt in Ihrem Konferenzraum reduzieren und sorgen zusätzlich für eine angenehmere Atmosphäre.

Zubehör für Konferenzsystem, welches die Sprachverständlichkeit verbessert: Neben den oben genannten Akustik- und Dekorelementen, gibt es auch die Möglichkeit Ihr Konferenztelefon mit weiterem Zubehör auszustatten, um die Sprachverständlichkeit zu verbessern.

Zum einen gibt es Zusatzmikrofone für Konferenztelefone. Diese können breiter im Raum aufgestellt werden und sorgen so dafür, dass Ihr Gesprächspartner die Teilnehmer in Ihrem Konferenzraum besser versteht; auch wenn diese breiter im Raum verteilt sitzen.

Moderator Headset Konferenzraum

Andererseits können Sie auch ein schnurloses Moderator Headset an Ihr Konferenzsystem anschließen. Der Moderator kann sich so nicht nur frei im Raum bewegen, sondern bleibt zudem überall klar verständlich.

Des Weiteren sind viele Konferenzsysteme mit einem AUX Anschluss ausgestattet, wodurch dieses an zusätzliche Lautsprecher angeschlossen werden kann. Statt den Gesprächspartner nur über die Lautsprecher des Konferenzsystems zu hören, können Sie die Lautstärke so noch zusätzlich erhöhen.

Bedenken Sie nur, dass all diese Maßnahmen keinen Einfluss auf Ihre Raumakustik haben. Auch mit Zusatzmikrofonen, Moderator Headset oder Lautsprecher, bleibt der Halleffekt in akustisch nicht verbesserten Räumen bestehen.

Mehr zu den technischen Voraussetzungen für eine Videokonferenz erfahren Sie hier

Konferezraum einrichten – Fazit

Statt sich zu sehr auf die Teilnehmeranzahl bzw. Raumgröße zu fixieren, probieren Sie doch einmal Ihren Konferenzraum anhand der oben genannten Tipps einzurichten. Sie werden schnell merken, dass sich die Akustik im Konferenzraum deutlich verbessert.

Falls Sie mehr über unsere Konferenztelefone wissen wollen…

Des weiteren erfahren Sie hier, was Sie beim Kauf eines Konferenztelefons beachten sollten.

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